Zo wordt jouw bedrijfsfeest een succes

Of het nu gaat om een zomers feest of een bedrijfsfeest: met een paar slimme tips, wat voorbereidingstijd en de handige checklist op de FLYERALARM-blog wordt jouw bedrijfsfeest gegarandeerd een succes!

Ziel festlegen
Zielgruppe definieren
Finanzen abklären
Zeitplan aufstellen
Richtig einladen
Checkliste für Ihre Firmenfeier

Zo wordt jouw bedrijfsfeest een onvergetelijke ervaring. Een feestje moet je vieren zoals het komt. Dit geldt niet alleen voor feestliefhebbers, maar ook – en misschien juist – voor bedrijven van elke omvang. Waarom? Omdat er altijd wel een reden is om iets te vieren. Of het nu gaat om een intern personeelsfeest, een evenement voor klanten of een bedrijfsbijeenkomst met zakelijke relaties: het is een krachtig en effectief middel om emotionele verbindingen te creëren tussen mensen die normaal alleen zakelijk met elkaar verbonden zijn. Maar een geslaagde sfeer, een passend programma en voldoende promotie vooraf zijn wel belangrijke voorwaarden.

Stap 1: Bepaal het doel van jouw bedrijfsfeest

Wat wil je bereiken? Een interne bedrijfsborrel kan bijvoorbeeld een manier zijn om het team te belonen voor hun harde werk of om ze te motiveren voor een drukke periode die eraan komt. Ook kleinere bijeenkomsten, zoals een afdelingsevenement, kunnen helpen om collega’s beter met elkaar te verbinden. Informele gesprekken en gezelligheid zorgen voor meer begrip en een betere samenwerking.

Maar ook externe evenementen, zoals een klantendag of een bijeenkomst voor zakenrelaties, hebben hun waarde. Hiermee versterk je contacten, koppel je persoonlijke aan professionele belangen en laat je jouw soft skills zien.

Formuleer een concreet doel:

• Wil je de teamgeest versterken?
• Heb je belangrijke aankondigingen of nieuws dat je wilt delen?
• Of wil je je merk in de schijnwerpers zetten en nieuwe klanten aantrekken?

Door je evenement, jubileum of zomerfeest een uniek karakter te geven, blijf je in het geheugen van je doelgroep hangen.

Stap 2: Ken je doelgroep – wie nodig je uit?

De genodigden bepalen het karakter van je feest. Is het doel dat collega’s elkaar beter leren kennen? Dan volstaat een informele bedrijfsborrel, bijvoorbeeld in een gezellige ruimte in een restaurant of een barbecue op een openbare plek.

Gaat het om meerdere afdelingen die moeten samenwerken of processen die moeten worden verbeterd? Dan vraagt dit om meer voorbereiding: een grotere locatie, presentatiemateriaal en misschien zelfs externe professionals om kennis te delen.

Bij evenementen voor klanten of zakelijke relaties is de locatie en het programma nóg belangrijker. Denk aan een meet-and-greet, een businesslunch of een galadiner. Alles – van locatie en meubilair tot catering – moet aansluiten bij de doelgroep en het doel van het feest.

Een paar ideeën voor een uniek zomerfeest:

• Strandbar mit bedruckten Dosen und weiteren Cocktails aufstellen
• Biergarten-Atmosphäre durch eigenes Naturradler und bedruckte Bierdeckel schaffen
• Bereitstellung von Eiskaffee, Secco Bianco etc.
• Liegestühle, bedruckte Lounge-Möbel und Co. aufstellen

• bedruckte T-Shirts als Willkommensgeschenk ausgeben
• Süßigkeiten in Form von Lollipops mit Werbebanderole oder Fruchtgummis verteilen
• Planschbecken und Zubehör aufstellen (z. B. Wasserbälle, Luftmatratzen und mehr)
• Tombolas veranstalten und Spielzeug mit Firmenlogo verlosen (z. B. Frisbees, Straßenmalkreide etc.)

• passend zur Fußball EM, WM oder wichtigen Ligaspielen faltbare Fächer in Deutschlandfarben verteilen
• Tombola mit gebrandeten Sportartikeln veranstalten (Preise: Sportflaschen, Caps, Sportbekleidung, Action Cam im Set …)
• Erfrischungsgetränke mit Aufdruck servieren (z. B. isotonische Sportdrinks und Energydrinks)

• Eintrittskarten, Flyer und Co. klimaneutral drucken
• Werbemittel aus recycelten Materialien verteilen
• plastikfreie Strohhalme und Mehrwegbecher aus Biomaterial nutzen

Finanzen: Wie viel Budget steht zur Verfügung?

Natürlich dürfen all Ihre Ideen für die Firmenfeier nicht den Rahmen des Budgets sprengen. Reichen Ihre Finanzen für eine Halle im Messezentrum oder tut´s auch die lokale Turnhalle? Bedenken Sie, dass auch genügend finanzieller Spielraum für Rahmenprogramm, Personal, Catering, Werbemittel, Dekoration und Bewerbung der Veranstaltung übrig bleiben sollte. Am besten stellen Sie einen detaillierten Plan mit allen Kostenstellen auf. Glücklicherweise bekommen Sie bei der Onlinedruckerei Ihres Vertrauens passende Eventartikel für wirklich jede Budgetgröße.

Zeitplan: Wann soll das Fest stattfinden?

Eine Infoveranstaltung für potenzielle Auszubildende in den Sommerferien ergibt keinen Sinn, genauso wenig wie ein Kundenevent für Einzelhändler in der Vorweihnachtszeit. Finden Sie heraus, wann Ihre Zielgruppe Zeit hat und legen Sie Ihre Veranstaltung in diesen Zeitraum. Haben Sie ein Datum für die Firmenfeier fixiert, so gilt es, einzelne Meilensteine zu terminieren. Indem Sie einen großzügig bemessenen Zeitplan aufstellen, können Sie ein realistisches Datum definieren und alle benötigten Services und Werbemittel rechtzeitig beschaffen. Hier fragen Sie beispielsweise ab:

• Ab wann ist eine Location mit gewünschtem Ambiente frei?
• Gibt es auch genügend Schlafmöglichkeiten und Parkplätze in direkter Nähe?
• Besteht zum angedachten Zeitpunkt eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr oder ist vielleicht ein Shuttleservice nötig?
• Wie schnell steht ein professionelles Cateringteam zur Verfügung?
• Bis wann kann die erforderliche Werbetechnik beschafft werden?
• Wann müssen die Einladungen raus?
• Und ganz wichtig: Wer ist für welchen Punkt auf der Agenda zuständig?

Richtig einladen: Machen Sie Lust auf Ihre Firmenveranstaltung

Der erste Berührungspunkt von Gästen mit Ihrer Veranstaltung: Die Einladung. Achten Sie deshalb darauf, kein 08/15-Schreiben zu verschicken. Ein unbedrucktes Kuvert, dazu ein schnöder Geschäftsbrief und nicht einmal eine persönliche Unterschrift? Nicht bei Ihrer Firmenfeier. Verschicken Sie eine Einladung mit Grußkarten aus außergewöhnlichen Materialien oder mit auffälligen Veredelungen. Damit machen Sie garantiert auf sich aufmerksam! Falls Sie ein größeres Firmenevent planen und das Verschicken nicht selbst übernehmen möchten, können Sie Ihre Einladungen übrigens auch als Dialogpost von FLYERALARM Postaktuell verschicken lassen.

Tipp: Fordern Sie in der Einladung für Ihre Firmenfeier Ihre Gäste zu einer Antwort per Mail auf. Das senkt die Hürde der Empfängerinnen und Empfänger, um tatsächlich auf Ihr Schreiben zu reagieren. All denjenigen, die ihr Kommen bestätigt haben, können Sie dann einige Wochen vor der Veranstaltung ihr personalisiertes Eintrittsticket zusenden. Das fungiert gleichzeitig als Reminder für Ihr Firmenevent.

Checkliste für Ihre Firmenfeier

Natürlich gibt es unzählige Feinheiten und Details, die Sie beim Organisieren Ihres Firmenevents beachten sollten. Um Ihnen eine kleine Merkhilfe an die Hand zu geben, finden Sie hier eine kompakte Checkliste. Diese soll Ihnen jedoch lediglich als Denkanstoß dienen und erhebt selbstredend keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Paradebeispiel: Hier sehen Sie einige Impressionen der Veranstaltung zum SPORT BILD-Award 2019, den FLYERALARM mit zahlreichen Druckprodukten und Werbetechnikartikeln unterstützt hat.